website-purple-line

Grootboek

WiseOwl

Na die bestudering van hierdie hoofstuk, moet jy in staat wees om:

  • te verduidelik hoe die dubbelinskrywingstelsel werk,
  • te verduidelik wat die effek van transaksies op die rekeningkundige vergelyking is,
  • inskrywings in die grootboek te voltooi;
  • die grootboekrekeninge te saldeer;
  • tussen balansstaatrekeninge en nominale rekeninge te onderskei.

2.1     Inleiding

Elke transaksie beïnvloed twee verskillende rekeninge in die algemene grootboek. ʼn Rekening word gebruik om transaksies te verantwoord wat ʼn bepaalde bate, las of ekwiteit item vermeerder of verminder. Algemene grootboekrekeninge word in ʼn T-formaat gedoen. Die debietkant is aan die linkerkant van die rekening en die kredietkant is aan die regterkant van die rekening.

  • Bates vermeerder aan die debietkant en verminder aan die kredietkant.
  • Uitgawes vermeerder aan die debietkant en verminder aan die kredietkant.
  • Inkomste vermeerder aan die kredietkant en verminder aan die debietkant.
  • Laste vermeerder aan die kredietkant en verminder aan die debietkant.
  • Eienaarsbelang vereerder aan die kredietkant en verminder aan die debietkant.

Bates en uitgawes vermeerder aan die debietkant.

Laste en inkomste vermeerder aan die kredietkant.

2.2     Die dubbelinskrywingstelsel

Aangesien elke transaksie ʼn tweeledige effek het moet twee inskrywings vir elke transaksie gedoen word. Een inskrywing word aan die debietkant van ʼn rekening en die ander inskrywing aan die kredietkant van ʼn ander rekening gemaak.

Dit is dus duidelik dat indien die totaal van al die debietinskrywings bymekaar getel word, dit sal ooreenstem met die totaal van al die krediettransaksies.

Die dubbelinskrywingstelsel vorm die basis van die rekeningkundige stelsel

Om ʼn dubbelinskrywing te voltooi moet jy:

  • Bepaal wat die effek van die transaksie op die rekeningkundige vergelyking gaan wees. Hoe gaan die inskrywing die finansiële posisie van die onderneming beïnvloed?
  • Identifiseer watter rekeninge die korrekte uitwerking op die vergelyking gaan hê.
  • Bepaal watter rekening gedebiteer en watter rekening gekrediteer moet word.
  • Aandui watter kontra-rekeninge gebruik gaan word, deur hierdie rekening se naam in die besonderhede kolom te toon.
  • Verseker dat die bedrag wat gedebiteer word ooreenstem met die bedrag wat gekrediteer word.
  • Die datum waarop die transaksie plaasgevind het toon.
  • Die folionommer van die hulpjoernaal aandui.

2.3  Brondokumente

Daar is by elke transaksie ʼn brondokument betrokke.

 

Die volgende dokumente is voorbeelde van brondokumente wat gebruik word:

  • ʼn Depositostrokie word uitgeskryf wanneer geld in die bankrekening gedeponeer word.
  • ʼn Kasregisterrol of kontantfaktuur word gebruik vir kontantverkope.
  • ʼn Kredietfaktuur word gebruik vir kredietverkope.
  • ʼn Kredietfaktuur word gebruik vir aankope.
  • ʼn Kwitansie word uitgereik as bewys van betaling wanneer geld ontvang word.
  • ʼn Tjek word uitgereik vir betalings. ʼn Tjekteenblad word voltooi en word gebruik om die betaling te verantwoord.
  • ʼn Kredietnota word uitgereik/debietnota word ontvang wanneer ʼn debiteur se rekening verminder moet word (Byvoorbeeld wanneer debiteure onbevredigende goedere aan jou terugstuur)
  • ʼn Kredietnota word ontvang/debietnota uitgereik wanneer ʼn krediteur se rekening verminder moet word. (Byvoorbeeld, wanneer onbevredigende goedere aan ʼn verskaffer terugstuur word)

2.4 Saldering van algemene grootboekrekeninge

2.4.1     Bedrae aan beide die debiet- en kredietkant van die rekening

Om die saldo van ʼn algemene grootboekrekening te bereken moet die totale aan die debiet- en kredietkant bereken word. Die verskil tussen die grootste totaal en die kleinste totaal sal die saldo van die rekening wees. Wanneer die saldo aan die kant waarin die kleiner bedrag voorkom bygevoeg word, sal die totaal aan beide kante dieselfde wees. Die balanserende totaal word aan beide kante van die rekening in dieselfde lyn geskryf. Die saldo word afgebring en onder die balanserende totaal aan die teenoorgestelde kant van die rekening as kontra-inskrywing ingeskryf.

Indien die totaal aan die debietkant meer is as die totaal aan die kredietkant sal die rekening ʼn debietsaldo hê. Die bedrag wat kort om die rekeninge te laat balanseer word aan die kredietkant (bokant die totaal) ingeskryf en aan die debietkant (onder die totaal) afgebring.

Indien die totaal aan die kredietkant meer is as die totaal aan die debietkant sal die rekening ʼn kredietsaldo hê. Die bedrag wat kort om die rekening te laat balanseer word aan die debietkant (bokant die totaal) ingeskryf en aan die kredietkant (onder die totaal) afgebring.

 

2.4.2     Dieselfde bedrag aan beide die debiet- en kredietkant van die rekening

Wanneer dieselfde bedrag aan beide die debiet- en kredietkant van die rekening ingeskryf is, word ʼn dubbellyn onder die twee bedrae getrek om die rekening af te sluit. Dit is nie nodig om die rekening te saldeer nie, aangesien die debiet- en kredietkant van die rekening presies dieselfde is.

 

2.4.3     Die totaal van verskeie bedrae aan beide kante van die rekening

Indien die totaal van verskeie bedrae aan die debietkant dieselfde is as die totaal van die bedrae aan die kredietkant word die totale aan beide kante in dieselfde lyn ingeskryf.

 

2.4.4     Slegs een bedrag in die rekening

Indien daar slegs een bedrag aan een kant van die rekening ingeskryf is, is dit nie nodig om die rekening af te sluit nie.

 

2.4.5     Bedrae slegs aan een kant van die rekening

Waar al die bedrae slegs aan die een kant van die rekening ingeskryf is, moet die bedrae opgetel word. Die totaal word neergeskryf maar daar word nie ʼn dubbellyn getrek nie, want die bedrag is die saldo.

1.5 Groepering van grootboekrekening

Die algemene grootboek word in twee afdelings verdeel, naamlik die finansiële posisie afdeling en die nominale-rekening afdeling. Die eienaarsbelang rekeninge (kapitaal en onttrekkings), bate- en lasterekeninge word in die finansiële posisie afdeling getoon. Die inkomste- en uitgawerekeninge word in die nominale-rekeninge afdeling getoon.

 2.6 Proefbalans

ʼn Proefbalans word aan die einde die maand opgestel om te bepaal of daar enige foute gemaak is tydens die aantekening van die transaksies. Al die saldo’s in die algemene grootboekrekeninge word in die proefbalans aangeteken. Saldo’s aan die debietkant van die grootboekrekeninge word aan die debietkant van die proefbalans aangeteken. Die saldo’s aan die kredietkant van die grootboekrekeninge word aan die kredietkant van die proefbalans aangeteken. Indien alle dubbelinskrywings korrek aangeteken is en geen foute met die oordrag van die saldo’s na die debiet- en kredietkant van die proefbalans gemaak is nie, sal die totale van die debietkant en kredietkant van die proefbalans ooreenstem.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

2.7   Begin rekeninge met  gegewe saldo’s

Wanneer beginsaldo’s van grootboekrekeninge gegee word moet die rekeninge met hierdie saldo’s geopen word. Indien ʼn rekening se saldo in die debietkolom van die proefbalans voorkom moet die betrokke rekening met daardie saldo gedebiteer word. Indien die saldo in die kredietkolom van die proefbalans voorkom moet die betrokke rekening met daardie saldo gekrediteer word. Hierdie saldo’s word op die eerste dag van die maand afgebring. Transaksies vir die maand word daarna in die rekeninge wat nou reeds ʼn saldo het aangeteken. Indien geen rekening vir ʼn bepaalde transaksie bestaan nie, moet ʼn nuwe rekening geopen word.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

2.8 Die driekolomgrootboek

Die staat van rekeninge wat deur besighede aan hulle kliënte gestuur word, word gewoonlik volgens die driekolommetode voorberei. Volgens die metode word die debiet- en kredietkolomme langs mekaar geplaas en ʼn derde kolom toon die deurlopende saldo.

Die verskil tussen die tradisionele grootboekrekening (T-vorm) en die driekolomgrootboek is:

In die T-rekening word inskrywings aan beide die debiet- en kredietkant van die grootboek ingeskryf. Die saldo word slegs aan die einde van die maand bereken. Al die inskrywings in die driekolomgrootboek word in die besonderhede kolom aangeteken. Die inskrywing in die debietkolom van die driekolomgrootboek stem ooreen met die debietinskrywing in die algemene grootboek. Die inskrywing in die kredietkolom van die driekolomgrootboek stem ooreen met die kredietinskrywing in die algemene grootboek. ’n Nuwe saldo word na elke inskrywing bereken, sodat dit onmiddellik op versoek beskikbaar is. Die laaste bedrag in die saldo-kolom dui die totale bedrag wat op ʼn gegewe tydstip verskuldig is aan.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

Vrae

  1. Wat word bedoel met die dubbelinskrywingstelsel?
  2. Wat word in die voorraadrekening verantwoord?
  3. Noem die brondokument wat uitgereik word wanneer die eienaar geld deponeer?
  4. Watter brondokument word gebruik wanneer geld ontvang word?
  5. Watter brondokument word gebruik wanneer geld uitbetaal word?
  6. Watter brondokument word gebruik wanneer voorraad op krediet aangekoop word?
  7. Watter brondokument word gebruik wanneer voorraad op krediet verkoop word?
  8. Watter brondokument word gebruik wanneer goedere deur ʼn kliënt teruggestuur word?
  9. Watter brondokument word gebruik wanneer goedere aan ʼn verskaffer teruggestuur word?
  10. Waarom moet ons onderskei tussen huurinkomste- en huuruitgawerekeninge?
  11. Wanneer word ʼn baterekening gedebiteer, en wanneer word dit gekrediteer?
  12. Wanneer word ʼn lasterekening gekrediteer en wanneer word dit gedebiteer?
  13. Waarom word ʼn uitgawerekening gedebiteer?
  14. Waarom word ʼn inkomsterekening gekrediteer?
  15. Hoe sal saldo’s in die grootboek in die proefbalans aangeteken word?
  16. Wanneer word ʼn rekening by die proefbalans uitgelaat?
  17. Wat is die verskil tussen die tradisionele grootboekrekening en die driekolomgrootboekrekening?
  18. Waarom word die driekolomgrootboek vir debiteure gebruik?
  19. Wat is die doel van die proefbalans?
  20. Gee drie redes waarom die totale in die proefbalans nie gelyk sal wees nie.

Oplossings

  1. Elke transaksie affekteer twee rekeninge. Een inskrywing word aan die debietkant en die dubbelinskrywing aan die kredietkant van ʼn grootboekrekening aangeteken.
  2. Goedere aangekoop met die doel om dit teen ʼn wins te verkoop.
  3. Kwitansie of deposito strokie.
  4. Kwitansie
  5. Tjekteenblad
  6. Kredietfaktuur ontvang.
  7. Kredietfaktuur uitgereik.
  8. Kredietnota uitgereik.
  9. Debietnota uitgereik of kredietnota ontvang.
  10. ʼn Afsonderlike rekening word vir inkomste en uitgawes geopen aangesien inkomste en uitgawes afsonderlik in die inkomstestaat openbaar word.
  11. ʼn Bate rekening word gedebiteer wanneer die bate toeneem terwyl die bates afneem wanneer die baterekening gekrediteer word.
  12. ʼn Las word gekrediteer wanneer die laste toeneem terwyl die laste gedebiteer word wanneer die laste verminder.
  13. Uitgawes vermeerder aan die debietkant en verminder aan die kredietkant.
  14. ʼn Inkomste vermeerder aan die kredietkant en verminder aan die debietkant.
  15. Debietsaldo’s in die grootboekrekeninge word in die debietkant van die proefbalans aangeteken terwyl kredietsaldo’s aan die kredietkant van die proefbalans aangeteken word.
  16. Wanneer die bedrae aan die debietkant en kredietkant van die grootboekrekening gelyk is. Slegs saldo’s in die grootboekrekeninge word in die proefbalans aangeteken.
  17. Die algemene grootboekrekening is ʼn T-rekening met bedrae aan die debietkant en kredietkant.
  18. Dit is belangrik om die uitstaande skuld van ʼn debiteur op ʼn daaglikse basis te bereken om te verseker dat die krediet limiet nie oorskry word nie. In die driekolomgrootboek word transaksies in die debietkolom of kredietkolom en ʼn saldo kolom aangeteken.
  19. Om te bepaal of ʼn dubbelinskrywing vir elke transaksie voltooi is aangesien die totaal aan die debietkant en kredietkant van die proefbalans gelyk sal wees wanneer transaksies aan die debiet- en kredietkant dieselfde is.
    • Het nie die dubbelinskrywing vir elke transaksie voltooi nie.
    • Foutiewe inskrywing wanneer twee inskrywings aan die debietkant voltooi is.
    • Optelfout in die proefbalans.
    • Saldo van grootboekrekening foutief bereken.
    • Saldo in die grootboekrekening foutief na die verkeerde kant van die proefbalans oorgedra.
    • Bedrag in die grootboek foutief in die proefbalans oorgedra.

Terme en konsepte

Algemene grootboek-rekening:

ʼn Bladsy in die algemene grootboek waarin die monetêre waardes van transaksies aangeteken word, met debietinskrywings aan die linkerkant en kredietinskrywings aan die regterkant. Dit word ʼn T-rekening genoem

Balansstaatrekening:

Hierdie is die grootboekrekeninge vir bates, laste en ekwiteit waarvan die saldo’s na die volgende boekjaar oorgedra word.

Debiet:

ʼn Inskrywing aan die linkerkant van ʼn rekening waar die bates vermeerder en die ekwiteitsrekeninge of lasterekening verminder.

Debietsaldo:

Die saldo van ʼn rekening waarin die totale waarde van alle debietinskrywings die totaal van die kredietinskrywings oorskry.

Driekolomgrootboek:

ʼn Grootboek met ʼn debietkolom, kredietkolom en saldokolom. Die saldo word na elke transaksie bereken.

Dubbelinskrywings-beginsel:

Die beginsel waarvolgens die monetêre waarde van elke transaksie as ʼn debiet- of kredietinskrywing in die grootboekrekeninge gemaak word ten einde dit moontlik te maak om die korrektheid van transaksies te bepaal.

Grootboek:

Die algemene naam vir ʼn stel of versameling rekeninge van die besigheid.

Kapitaal:

Dit is die bedrag van die eienaarsbelang van ʼn eenmansaak, of daardie gedeelte van ʼn eienaarsbelang wat oorspronklik in die besigheid belê is, plus winste.

Kontra-rekening:

Die rekening waarin die ooreenstemmende inskrywing gemaak word om die dubbelinskrywing te voltooi.

Krediet:

ʼn Inskrywing aan die regterkant van ʼn rekening waarmee die lasterekening en ekwiteitsrekening vermeerder en die baterekening verminder word.

Kredietsaldo:

ʼn Saldo in ʼn rekening waarin die totale waarde van alle kredietinskrywings die totaal van alle debiete oorskry.

Nominale rekeninge:

Die inkomste- en uitgawerekeninge waarin winste en uitgawes op ʼn jaarlikse basis opgeloop word. Dit word jaarliks na die finale rekeninge afgesluit.

Onttrekkings:

Geld, voorraad of enige ander bate deur die eienaar vir eie gebruik onttrek.

Saldering:

Dit is die aktiwiteit waarvolgens die verskil tussen die debiet- en kredietkant van ʼn rekening bepaal word.

Saldo afgebring:

Die saldo word in die rekening afgebring nadat die rekening opgetel is. Dié bedrag moet ooreenstem met die “saldo oorgedra” bo die totale en aan die teenoorgestelde kant onder die totale afgebring word.

Saldo oorgebring:

Dit is dieselfde bedrag as “saldo afgebring”, maar verskyn aan die teenoorgestelde kant, voor die totale in die rekening. Albei kante van die grootboekrekening moet dieselfde totaal hê nadat die saldo oorgebring aangeteken is.

Transaksie:

Enige inskrywing wat te enige tyd in die besigheid se boeke in finansiële terme aangeteken is.

Voorraad:

Goedere aangekoop met die doel om dit teen wins te verkoop.

Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Not readable? Change text. captcha txt