website-purple-line

Hulpjoernale en grootboek – Deurlopende voorraadstelsel

WiseOwl

Na die bestudering van hierdie hoofstuk, moet jy in staat wees om:

  • te verstaan hoekom ʼn entiteit goedere op krediet aankoop
  • die transaksies vir kredietaankope vanaf ʼn verskaffer korrek in die hulpjoernaal te boekstaaf,
  • die aankoopterugsendings van ʼn handelaar korrek in die hulpjoernaal te boekstaaf,
  • betalings aan krediteure in die regte hulpjoernaal aan te teken
  • te verstaan hoekom ʼn rekeningkundige stelsel nodig is om transaksies van elke individuele verskaffer aan te teken,
  • inligting van die hulpjoernale na die onderskeie rekeninge in die krediteuregrootboek en die algemene grootboek oor te dra,
  • die verhouding te verstaan tussen die krediteurerekening in die krediteuregrootboek en die krediteurekontrolerekening,
  • te verstaan hoekom ʼn entiteit goedere op krediet verkoop,
  • om die transaksies vir kredietverkope aan kliënte in die regte hulpjoernaal aan te teken,
  • die transaksies vir verkoopterugsendings van ʼn kliënt in die korrekte hulpjoernaal te verantwoord,
  • die ontvangste vanaf debiteure in die korrekte hulpjoernaal aan te teken,
  • te verstaan hoekom ʼn rekeningkundige stelsel nodig is wat transaksies met elke individuele kliënt aanteken,
  • inligting vanaf die hulpjoernale na die onderskeie rekeninge in die debiteuregrootboek en die algemene grootboek oor te dra,
  • die transaksies te voltooi om kredietverliese te erken
  • die transaksies te voltooi om kredietverliese ingevorder te erken.
  • die transaksies te voltooi om rente gehef op agterstallige rekeninge te erken
  • die transaksies te voltooi om ʼn gedishonoreerde tjek te erken.

5.1     Inleiding

5.1.1     Kredietaankope van krediteure

ʼn Besigheid kan goedere vir kontant of op krediet aankoop. Die verskaffers van ʼn besigheid met wie die uitgestelde betaling onderhandel is, word ʼn krediteur genoem.

Hoekom sal die besigheid goed op krediet verkoop?

  • Dit is goedkoper om te onderhandel om op krediet te koop as wat dit is om geld te leen om goedere kontant aan te koop.
  • Verskaffers kan slegs rente hef nadat die gespesifiseerde krediettydperk wat aan die besigheid toegestaan is, verstryk het.
  • Die krediettydperk gee die besigheid tyd om die goedere te verkoop en die kontant wat gegenereer is uit die verkope te gebruik om vir die aankope te betaal.

 

5.1.2     Kredietverkope aan debiteure

ʼn Handelsonderneming verdien inkomste deur goedere vir kontant of op krediet aan debiteure te verkoop. Hoekom sal die besigheid op krediet verkoop?

  • Die besigheid verkoop voorraad op krediet om verkope te verhoog, omdat meer mense goedere kan aankoop waarvoor hulle later betaal.
  • Kliënte wat nie kan bekostig om kontant te betaal nie, kan die goedere aankoop en dit afbetaal binne die ooreengekome tydperk.
  • Kliënte wat nie groot hoeveelhede kontant saam met hulle dra nie kan meer op krediet koop.
  • Die besigheid kan inkomste verhoog deur rente te hef op kliënte se rekeninge wat nie betyds betaal is nie.

Hoekom koop kliënte op krediet?

  • Die kliënt kan op krediet koop sonder om rente te betaal indien die rekening betyds betaal word.
  • Die kliënt kan sy geld belê en rente verdien tot die rekening betaal moet word.
  • Kliënte wat nie kan bekostig om kontant te betaal nie kan goedere aankoop en dit binne ʼn sekere tydperk betaal.

 

5.1.3     Grootboek

Ons het alreeds gesien dat die algemene grootboek in twee afdelings verdeel word, naamlik die finansiële posisie rekening afdeling en die nominale rekening afdeling. As gevolg van die groot aantal rekeninge in hierdie twee grootboeke, is dit moeilik om ʼn maandelikse proefbalans op te stel.

Besighede wat op krediet koop en verkoop het twee addisionele grootboeke, naamlik:

  • Debiteuregrootboek vir kredietverkope
  • Krediteuregrootboek vir kontantaankope

 

5.1.3.1    Debiteuregrootboek en debiteurekontrolerekening

Die individuele transaksies van ʼn persoon/entiteit word in ʼn individuele rekening in die debiteuregrootboek aangeteken, byvoorbeeld kredietverkope, terugsendings, betalings, ens.

Vir hierdie rede, word die rekeningkundige rekords volgens die kontrolestelsel opgestel, wat ʼn debiteurekontrole onder die finansiële posisie rekening afdeling in die algemene grootboek vereis. Tyd kan bespaar word wanneer slegs die debiteurekontrolerekening en die krediteurekontrole-rekening in die algemene grootboek gebruik word wanneer die proefbalans voorberei word.

ʼn Opsomming van al die transaksies wat in die rekeninge van al die debiteure in die debiteuregrootboek verantwoord is, sal in die debiteurekontrolerekening verskyn. Die totale kredietverkope, totale terugsendings en totale betalings deur debiteure word in die debiteurekontrolerekening aangeteken.

Dit is moontlik om die akkuraatheid van die boekhouding te bepaal, deur te verseker  dat die totaal van al die saldo’s van die debiteurerekeninge in die debiteuregrootboek gelyk is aan die saldo van die debiteurekontrolerekening in die algemene grootboek.

 

5.1.3.2    Krediteuregrootboek en krediteurekontrolerekening

Die individuele transaksies van ʼn verskaffer word in die individuele rekening in die krediteuregrootboek aangeteken, byvoorbeeld kredietaankope, terugsendings van voorraad, betalings, ens. Tyd kan bespaar word wanneer slegs die krediteurekontrole-rekening in die algemene grootboek gebruik word wanneer die proefbalans voorberei word.

ʼn Opsomming van al die transaksies in die rekeninge van die handelkrediteure in die krediteuregrootboek, sal in die krediteurekontrolerekeninge in die algemene grootboek verskyn. Die totale kredietaankope, totale terugsendings en totale betalings aan krediteure word in die krediteurekontrolerekening aangeteken.

Die saldo’s van die krediteure in die krediteuregrootboek gelyk is aan die saldo van die krediteurekontrolerekening in die algemene grootboek.

 5.1.3.3    Opsomming

Die aparte debiteuregrootboek en krediteuregrootboek is nie deel van die algemene grootboek nie, want dit vorm nie deel van die dubbelinskrywingstelsel nie. Die debiteuregrootboek bevat die besonderhede van die debiteurekontrolerekening, terwyl die krediteuregrootboek die besonderhede van die krediteurekontrolerekening bevat. Die debiteurekontrolerekening en die krediteurekontrolerekeninge word in die algemene grootboek voltooi.

5.2     Kredietaankope

5.2.1     Kredietaankooptransaksie

Besighede koop gereeld voorraad op krediet vanaf fabrieke of groothandelaars aan met die doel om dit te herverkoop. Met tye sal handelaars ook nie-bedryfsbates, dienste en verbruiksgoedere (soos petrol, skryfbehoeftes, verpakkingsmateriaal en skoonmaakmiddels) op krediet aankoop. Hierdie bates en verbruiksgoedere word nie aangekoop om te herverkoop nie, maar vir die gebruik deur die entiteit. Die entiteit wat hierdie bates, dienste en verbruiksgoedere aan die handelaar op krediet verskaf, word krediteure van die besigheid.

Die handelaar ontvang kredietfakture vir hierdie krediettransaksies. ʼn Rekeningstaat word aan die einde van die maand vanaf die verskaffer ontvang.

 

5.2.2     Brondokumente

Die brondokumente wat gebruik word om krediettransaksies aan te teken is:

  • Oorspronklike kredietfakture vir kredietaankope ontvang word gebruik om kredietaankope in die krediteurejoernaal aan te teken.
  • ʼn Debietnota word uitgereik wanneer goedere aan die verskaffer teruggestuur word. Die verskaffer moet toestemming gee deur ʼn kredietnota uit te reik.
  • ʼn Kredietnota ontvang word gebruik om inskrywings in die krediteure-afslagjoernaal aan te teken wat vanaf die verskaffer ontvang word vir goedere teruggestuur, afslag op beskadigde goedere afgelewer, fout op afslag faktuur, handelskorting weggelaat, ens. ontvang.
  • ʼn Tjekteenblad vir betaling per tjek, of in die geval van ʼn elektroniese oordrag word ʼn bankstaat gebruik om betalings aan krediteure in die kontantbetalingsjoernaal aan te teken.
  • Wanneer ʼn tjek wat aan ʼn krediteur uitgereik is deur die bank as gevolg van onvoldoende fondse teruggestuur word (gedishonoreerde tjek), word die tjek in die kontantontvangstejoernaal gekanselleer.
  • Inskrywings vir rente, kansellasie van toelaag vir vereffeningskorting, regstelling van ʼn fout, oordrag van ʼn krediteur se rekening na die debiteuregrootboek, ens. word in die algemene joernaal aangeteken. ʼn Joernaalomskrywing word voltooi om inligting oor die inskrywing te verskaf.

 

5.2.3     Krediteure

ʼn Krediteur is ʼn besigheid aan wie die entiteit geld skuld wat in die toekoms vereffen moet word.

Voor die besigheid ʼn krediteur as ʼn las in die staat van finansiële posisie kan erken, moet die krediteur aan die volgende erkenningskriteria voldoen:

  1. Die krediteure moet aan die definisievereistes van ʼn las voldoen, goedere wat afgelewer is aan die besigheid (gebeurtenis in die verlede) vanaf die verskaffer en die besigheid is verplig (huidige verpligting) om die ooreengekome bedrag op ʼn toekomstige datum te betaal (uitvloei van ekonomiese voordele).
  2. Die krediteure moet ʼn betroubare en meetbare waarde hê wat op die faktuur aangedui word.
  3. Dit is waarskynlik dat toekomstige ekonomiese voordele uit die besigheid sal vloei wanneer die rekening betaal word.

 

5.2.4     Krediteurejoernaal/Aankopejoernaal

Wanneer die aantal krediettransaksies en verskaffers toeneem, word ʼn sisteem benodig sodat die verskaffer volgens die ooreengekome kredietterme betaal word en om die kredietwaardigheid van die besigheid verbeter, sodat die besigheid in die toekoms in staat sal wees om krediet te verkry.

Die krediteurejoernaal dien as ʼn hulpjoernaal (boek van eerste inskrywing) waarin krediettransaksies op ʼn daaglikse basis vanaf die kredietfakture (brondokumente) ontvang en aangeteken word. Die naam van die besigheid en die maand waarin die transaksie aangeteken word moet as ʼn opskrif geskryf word. Elke faktuur wat vanaf ʼn krediteur ontvang word, word op ʼn aparte lyn ingevul.

Die joernaal het kolomme om die volgende aan te teken:

  • Die verskaffer se faktuurnommer, wat hernommer word;
  • Die datum;
  • Naam van die verskaffer;
  • Folio-verwysingsnommer;
  • Krediteurekontrole – Totale bedrag van aankooptransaksie op die faktuur;
  • Addisionele kolomme wat van entiteit tot entiteit verskil afhangende van die items wat gereeld op krediet aangekoop word, byvoorbeeld voorraad, skryfbehoeftes, verpakkingsmateriaal en toerusting;
  • Diverse rekeninge.

Die faktuurnommers van fakture wat van verskeie verskaffers ontvang word, sal wissel. Die boekhouer sal dit hernommer agtereenvolgend van nr. 1, 2, ens. en numeries liasseer, sodat die transaksies makliker te boek gestel word.

Kredietaankope word op ʼn daaglikse basis na die relevante krediteur se rekening oorgeboek. Sodra die bedrag na die rekening van die krediteur oorgeboek is, word die rekeningnommer onder die folio-verwysingkolom in die krediteurejoernaal ingevul as bewys dat die oorboeking gedoen is, byvoorbeeld K1, K2.

Die totale van die kolomme van die krediteurejoernaal word op die laaste dag van die maand na die algemene grootboek oorgeboek. Dit sluit die volgende in:

  • Krediteer die krediteurekontrolerekening met die totaal in die krediteurekontrole kolom R8 800;
  • Debiteer die voorraadrekening met die totaal van die voorraadkolom, R7 800;
  • Die totale van al die ander kolomme word na die toepaslike rekeninge aan die einde van die maand gedebiteer, byvoorbeeld die voorraad, skryfbehoeftes, verpakkingsmateriaal, en toerusting rekening, om uitgawes of bates te verhoog.

As bewys dat die oorboeking na die algemene grootboek gedoen is, moet die folionommers onder die totaalkolomme in die krediteurejoernaal ingeskryf word, gebruik B4, B3 ens.

Die diverserekeninge kolom word vir krediettransaksies wat nie op ʼn gereelde basis plaasvind nie, gebruik. Die bedrae wat in die diverse rekeningkolom verskyn moet ontleed en na die debietkant van die relevante rekeninge op die datum waarop die transaksie aangeteken is oorgeboek word. Die folionommers moet in die diverse rekeningkolom langs die toepaslike inskrywing in die krediteurejoernaal, as bewys dat die oorboeking gedoen, ingevul word, bv. N6, B6.

Doel van die krediteurejoernaal:

  • Om kredietaankope vanaf fakture ontvang aan te teken.
  • Om ʼn behoorlike rekord van krediettransaksies te hou.
  • Om die aantal inskrywings in die algemene grootboek te verminder, aangesien slegs die totale van die kolomme na die algemene grootboek oorgeboek word.

5.2.5     Krediteuregrootboek

ʼn Rekord moet in ʼn grootboekrekening gehou word van die bedrag wat aan ʼn krediteur verskuldig is. ʼn Krediteuregrootboek is ʼn aparte grootboek waarin rekord gehou word van elke transaksie met elke krediteur. Elke krediteur het ʼn aparte rekening. Die krediteuregrootboek vorm nie deel van die dubbelinskrywingstelsel nie.

Oorboeking word op ʼn daaglikse basis vanaf die hulpjoernale gedoen om die individuele verskaffers se rekeninge op datum te hou om te verseker dat die verskaffers se kredietlimiete nie oorskry word nie en om by die vereffeningskortings wat aangebied word te baat.

Elke afsonderlike rekening in die krediteuregrootboek het ʼn kolom vir die datum, besonderhede, folio, debiet- en kredietsaldo. Die inskrywing in die besonderhedekolom verwys na die dokument ontvang en die nommer byvoorbeeld faktuur Nr. 034 wat na nr. 1 hernommer is. Die besonderhedekolom verwys nie na die kontrarekening nie, want dubbelinskrywings word nie in die krediteuregrootboek voltooi nie.

Bedrae vir debietinskrywings word in die eerste bedragkolom en kredietinskrywings in die tweede bedragkolom aangeteken. ʼn Deurlopende saldo word in die laaste kolom aangeteken om inligting oor die uitstaande bedrae van individuele verskaffers tot op datum te hê.

Die voorletters van die spesifieke joernaal wat gebruik is vir die transaksie sal in die foliokolom ingeskryf word om aan te dui vanaf watter joernaal die inskrywing oorgeboek is byvoorbeeld KJ vir kredietaankope.

Die doel van die krediteuregrootboek:

  • Om transaksies met elke krediteur aan te teken.
  • Om die bedrag verskuldig aan ʼn spesifieke krediteur op enige tydstip te kan bepaal.
  • Om op hoogte te bly van die uitstaande bedrag om voordeel te trek uit korting ontvang indien die rekening betyds betaal is.
  • Om te verseker dat die uitstaande bedrag betyds betaal word om rente te voorkom.
  • Om te bepaal of die rekeningstaat wat vanaf die krediteur ontvang is, korrek is. Om ʼn krediteurerekonsiliasiestaat op te stel.

5.2.6     Algemene grootboek

ʼn Krediteurekontrolerekening word in die algemene grootboek geopen om transaksies met krediteure aan te teken. Die krediteurekontrolerekening is ʼn opsomming van al die transaksies wat in die individuele rekeninge van die krediteure in die krediteuregrootboek gemaak is en reflekteer die totale saldo verskuldig aan krediteure. Die krediteurekontrolerekening word met die totale kredietaankope in die krediteurejoernaal, R8 800, gekrediteer.

Die totale debiete moet gelyk wees aan die totale krediet van R8 800 wat na die algemene grootboek oorgeboek word. Die volgende rekeninge word dus gedebiteer met:

  • voorraadrekening, R7 800;
  • skryfbehoeftes, R400
  • toerusting, R600

Aangesien die rekeninge in die krediteuregrootboek gedebiteer en gekrediteer word met dieselfde inskrywings as die krediteurekontrolerekening, is die totaal van al die uitstaande bedrae van krediteure gelyk aan die saldo in die krediteurekontrolerekening.

Die krediteurekontrolerekening help om die akkuraatheid van die transaksies te toets. Indien die totaal van al die uitstaande bedrae van die krediteure op die krediteurelys nie gelyk is aan die saldo in die krediteurekontrolerekening nie, is ʼn fout gemaak. Inskrywings sal nagegaan moet word om te verseker dat transaksies volledig en akkuraat oorgeboek is.

Doel van die krediteurekontrolerekening:

  • Om die inskrywings in die hulpjoernale op te som om die aantal rekeninge in die algemene grootboek te verminder.
  • Om die totaal van al die transaksies met individuele krediteure wat voltooi is aan te teken. Die totale is ʼn opsomming van al die transaksies wat in die individuele rekeninge van krediteure aangeteken is.
  • Om te bepaal of die totaal van die krediteurelys (totale van al die krediteurerekeninge) gelyk is aan die saldo van die krediteurekontrolerekening. Om foute reg te maak indien daar enige verskille is.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

Opsomming van die prosedure wat gebruik word wanneer die krediteurejoernaal gebruik word:

Om die besonderhede van transaksies met individuele verskaffers akkuraat aan te teken:

  • Skryf elke kredietfaktuur vanaf ʼn krediteur ontvang in as ʼn aparte lynitem.
  • ʼn Kolom moet vir die krediteure (totale bedrag aangekoop op krediet), kolomme vir inskrywings wat gereeld plaasvind en ʼn diverse rekeningekolom vir inskrywings wat nie gereeld plaasvind nie, geopen word.
  • Die totale bedrag op die faktuur sal in die krediteurekolom ingeskryf word. Die items op die faktuur moet ontleed en in die toepaslike kolomme aangeteken word.
  • Bedrae in die diverse rekeninge kolom moet na die debietkant van die toepaslike rekeninge in die algemene grootboek op die datum waarop die transaksie aangeteken is, oorgeboek word.
  • Die totale bedrag op die faktuur word na die kredietkant van die rekening van die krediteur in die krediteuregrootboek oorgeboek.
  • Die totaal van die krediteurekolom moet na die kredietkant van die krediteurekontrolerekening oorgeboek word.
  • Die totale van die kolomme moet na die debietkant van die toepaslike rekeninge in die algemene grootboek op die laaste dag van die maand oorgeboek word.
  • Die debiete moet gelyk wees aan die krediete in die algemene grootboek.

5.2.7     Handelskorting

Om potensiële kopers aan te moedig om in grootmaat aan te koop, bied groothandelaars gewoonlik handelskorting aan.

Die handelskorting, wat gewoonlik as ʼn persentasie van die verkoopprys uitgedruk word, word as ʼn aftrekking op die faktuur getoon. Die handelskorting word egter nie in die rekeningkundige rekords van die entiteit erken nie. Die werklike aankoopprys (normale aankoopprys min handelskorting) word erken, omdat dit die kosprys is wat vir die goedere betaal is en die bedrag wat aan die krediteur verskuldig is.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

Handelskorting word van die aankoopprys afgetrek om die kosprys van goedere aangekoop te bepaal. Geen inskrywing word vir die handelskorting voltooi nie.

5.3  Betaling aan krediteur

5.3.1     Dokumente

Rekeningstaat

Aan die einde van die maand ontvang die handelaar ʼn rekeningstaat van die krediteur af. Die rekeningstaat is ʼn opsomming van al die transaksies en die uitstaande bedrag. Hierdie state word met die krediteure se individuele rekeninge in die krediteuregrootboek vergelyk. Indien die entiteit tevrede is met die goedere wat ontvang is en die bedrag op die staat korrek is, word die rekening betaal.

Tjek en tjekteenblad of elektroniese oorbetaling

Indien die rekeningstaat korrek is, word ʼn elektroniese betaling of ʼn tjek uitgeskryf om die krediteur te betaal. Die tjekteenblad word op dieselfde tyd voltooi, om die datum, bedrag van die tjek en inligting van die krediteure wat betaal is aan te teken.

5.3.2     Vereffeningskorting ontvang vir vinnige betaling

Om kliënte aan te moedig om hulle rekeninge vinnig te betaal sal die krediteur vereffeningskorting aanbied indien die rekening binne ʼn sekere tyd betaal is.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

5.3.3     Kontantbetalingsjoernaal

Alle betalings aan krediteure word per tjek gemaak en die tjekteenblad is die brondokument wat gebruik word om die betaling in die kontantbetalingsjoernaal aan te teken.

Wanneer ʼn krediteurerekening betaal word, word die bedrag in beide die bankkolom en krediteurekontrolekolom aangeteken. Wanneer ʼn krediteur se rekening betyds betaal word om korting te ontvang, word die volgende bedrae in die kolomme in die kontantbetalingsjoernaal aangeteken:

  • Die bedrag op die tjek in die bankkolom.
  • Die bedrag wat as korting ontvang word, word in die korting ontvangkolom aangeteken.
  • Die krediteurerekening word met die bedrag betaal en korting ontvang verminder. Die bedrag betaal plus die korting ontvang word as ʼn totale bedrag in die krediteurekontrolekolom aangeteken.

Aan die einde van die maand word die inskrywings in die verskillende kolomme opgetel en na die grootboekrekeninge oorgeboek.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

5.4  Krediteure-afslagjoernaal

Die krediteure-afslagjoernaal is ʼn hulpjoernaal waarin die volgende inskrywings voltooi word:

  • wanneer voorraad, bates of verbruiksgoedere teruggestuur word aan verskaffers;
  • wanneer toelae toegestaan word deur verskaffers te opsigte van oorbetaling;
  • beskadigde of verkeerde goedere afgelewer;
  • handelskortings nie toegestaan nie.

ʼn Debietnota word uitgereik wanneer goedere teruggestuur word. Die verskaffer sal kredietnotas uitreik as bewys van die vermindering.

 

5.4.1     Krediteure-afslagjoernaal

Die formaat van die krediteure-afslagjoernaal is dieselfde as die krediteurejoernaal.

Die krediteure-afslagjoernaal dien as ʼn hulpjoernaal (boek van eerste inskrywing) waarin afslag toegestaan op ʼn daaglikse basis aangeteken word vanaf die kredietnotas (brondokumente) ontvang. Elke kredietnota wat vanaf ʼn krediteur ontvang word, word op ʼn aparte lyn ingeskryf. Die nommers op die kredietnotas vanaf die verskillende verskaffers ontvang sal van mekaar verskil, en dit is dus nodig om hulle te hernommer, en numeries te liasseer, sodat dit maklik gebruik kan word om die transaksies aan te teken.

Die joernaal het kolomme om die volgende aan te teken:

  • verskaffer se kredietnotanommer, hernommer tot 44;
  • die datum;
  • naam van die verskaffer;
  • folio-oorboeking verwysingsnommer;
  • krediteurekontrole, met die totale bedrag op die kredietnota, R400;
  • addisionele kolomme wat sal verskil van entiteit tot entiteit afhangende van die items wat op ʼn gereelde basis op krediet aangekoop word en die besigheid se beleid vir byvoorbeeld voorraad, skryfbehoeftes, verpakkingsmateriaal en toerusting.
  • voorraadkolom, teen die billike waarde van die goedere, R360;
  • skryfbehoeftes, R40;
  • diverse rekeninge.

Die totaal van die krediteurekolom in die krediteure-afslagjoernaal word in die krediteurekontrolerekening aan die einde van die maand gedebiteer om die las te verminder. Sodra die bedrag na die debietkant van die krediteur se rekening in die krediteure grootboek oorgeboek is, word K1 onder die folio-verwysings kolom in die krediteure-afslagjoernaal ingevul as bewys dat die oorboeking gedoen is.

Die diverse rekeningekolom word gebruik vir kredietnotas wat op transaksies ontvang word wat selde voorkom en nie hulle eie kolom nodig het nie. Die rekeninge wat in die diverse rekeningekolom voorkom moet ontleed en oorgeboek word na die kredietkant van die relevante rekeninge op die datum wat die transaksie te boek gestel is. Die folio nommers moet in die diverse rekeningekolom langs die relevante inskrywing in die krediteurejoernaal ingeskryf as bewys dat die oorboeking gedoen is.

Die totale van die kolomme word op die laaste dag van die maand in die toepaslike rekeninge in die algemene grootboek oorgeboek. As bewys dat die oorboeking na die algemene grootboek gedoen is, moet die folionommers onder die kolomtotale in die krediteure-afslagjoernaal ingeskryf word. Die krediteurekontrolerekening word gedebiteer om die las te verminder (B6) en die ander rekeninge word gekrediteer om die uitgawes of bates te verminder (B7).

 

5.4.2     Krediteuregrootboek

Elke aparte rekening in die krediteuregrootboek het ʼn kolom vir die datum, besonderhede, folionommer, debiet, krediet en saldo. Die inskrywing in die besonderhedekolom verwys na die dokument en nommer ontvang, byvoorbeeld kredietnota nr. 03 is tot 44 hernommer. Die besonderhedekolom verwys nie na die kontra-rekening nie, want dubbelinskrywings word nie in die krediteuregrootboek voltooi nie.

Bedrae vir debietinskrywings moet in die eerste geldkolom en bedrae vir kredietinskrywings in die tweede geldkolom ingevul word.

Die volgende inskrywings word in die individuele rekeninge van krediteure ingevul:

  • Kredietaankope word vanaf die krediteurejoernaal na die kredietkant van die rekening oorgeboek.
  • Alle betalings aan krediteure word vanaf die kontantbetalingsjoernaal na die debietkant van die rekening oorgeboek oorgeboek.
  • Goedere aan krediteure teruggestuur word vanaf die krediteure-afslagjoernaal na die debietkant van die individuele krediteur se rekening oorgeboek.

Die saldo van die rekening word op ʼn deurlopende grondslag na elke transaksie bepaal en word in die laaste kolom aangeteken om daagliks inligting wat op datum is beskikbaar te hê oor individuele verskaffers.

Die voorletters van die spesifieke joernaal wat gebruik is om die transaksie te verantwoord, sal in die foliokolom aangeteken word om aan te dui na watter joernaal die inskrywing oorgeboek is, byvoorbeeld KAJ vir kredietnota ontvang.

Doel van die krediteuregrootboek:

  • Om die bedrag verskuldig aan ʼn spesifieke verskaffer op enige tydstip te bepaal.
  • Om te bepaal of die rekeningstaat wat vanaf die verskaffer ontvang is, korrek is.

5.4.3     Algemene grootboek

ʼn Krediteurekontrolerekening word in die algemene grootboek geopen, om transaksies met krediteure te boek te stel. Aan die einde van die maand word die inskrywings vanaf die totale uit die hulpjoernale verkry. Dit word soos volg gedoen:

  • Die krediteurekontrolerekening word met die totale aankope in die krediteurejoernaal gekrediteer.
  • Die krediteurekontrolerekening word met die totale aankoopterugsendings in die krediteure-afslag joernaal gedebiteer.
  • Die krediteurekontrolerekening word met die totaal van die krediteurekontrolekolom in die kontantbetalingsjoernaal gedebiteer.
  • Die krediteurekontrolerekening word met die korting ontvang gedebiteer.
  • Die krediteurekontrolerekening word met die bedrag vir ʼn gedishonoreerde tjek in die kontantontvangstejoernaal gekrediteer.
  • Die krediteurekontrolerekening word met die kansellasie van vereffeningskorting wat op ʼn gedishonoreerde tjek ontvang is gekrediteer.
  • Die krediteurekontrolerekening word met die rente wat gehef is gekrediteer.

Die krediteurekontrolerekening is ʼn opsomming van al die inskrywings wat in die individuele rekeninge van die krediteure in die krediteuregrootboek gemaak is. Die saldo reflekteer die totale bedrag aan krediteure verskuldig.

Aangesien die rekeninge in die krediteurerekeninge gedebiteer en gekrediteer word met dieselfde inskrywings in die krediteurekontrolerekening, sal die totaal van al die uitstaande bedrae verskuldig aan krediteure gelyk wees aan die saldo van die krediteurekontrole- rekening.

Die totale debiete en totale krediete wat na die algemene grootboek oorgeboek word, moet gelyk wees.

Die krediteurekontrolerekening is ʼn opsomming van al die inskrywings wat in die krediteuregrootboek gemaak is. Die kontrolerekeninge word verantwoord vanaf die totale in die hulpjoernale verkry.

Opsomming van die prosedure wat gevolg word wanneer die krediteure-afslagjoernaal gebruik word:

  • Skryf elke kredietnota wat vanaf verskaffers ontvang word as ʼn aparte lynitem in.
  • ʼn Kolom moet vir die krediteure geopen word. Kolomme moet geopen word vir inskrywings wat gereeld plaasvind, plus ʼn diverse rekeningekolom vir inskrywings wat nie gereeld plaasvind nie.
  • Die totale bedrag op die kredietnota sal in die krediteurekolom ingeskryf word. Die items op die kredietnota moet ontleed en in die toepaslike kolomme ingeskryf word.
  • Bedrae in die diverse rekeningekolom moet na die kredietkant van die toepaslike rekeninge in die algemene grootboek oorgeboek word op die datum waarop die transaksie te boek gestel is.
  • Die totaal van die krediteurekontrolekolom in die krediteure-afslagjoernaal moet op die laaste dag van die maand na die debietkant van die krediteurekontrolerekening in die algemene grootboek oorgeboek word.
  • Die totale van die kolomme moet na die kredietkant van die toepaslike rekeninge in die algemene grootboek op die laaste dag van die maand oorgeboek word.
  • Boek die totale bedrag op die kredietnota na debietkant van die krediteur se rekening in die krediteuregrootboek oor.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

5.5 Kredietverkope

5.5.1     Transaksie vir kredietverkope

Kredietverkope is ʼn transaksie waar betaling deur die kliënt uitgestel word, omdat die kliënt ʼn goedgekeurde rekening by die entiteit het om goedere op krediet aan te koop.

 

5.5.2     Brondokumente

Die brondokumente wat gebruik word om transaksies wat verband hou met kredietverkope aan te teken is die volgende:

  • Wanneer ʼn handelaar goedere op krediet verkoop, voltooi hy twee of meer afskrifte van die kredietverkopefaktuur. Die oorspronklike faktuur word gewoonlik aan die kliënt gegee en die duplikaat bly in die faktuurboek en word gebruik om die transaksies in die debiteurejoernaal aan te teken.
  • Wanneer kliënte hulle rekeninge betaal, word ʼn oorspronklike kwitansie aan die kliënt uitgereik as bewys van die betaling. ʼn Elektroniese oordrag, bank depositostrokie of bankstaat kan ook gebruik word om betalings van kliënte in die kontantontvangstejoernaal aan te teken.
  • ʼn Oorspronklike kredietnota word aan ʼn kliënt uitgereik wanneer goedere teruggestuur word, of indien korting toegestaan word vir beskadigde goedere, fout op die faktuur, of handelskorting wat nie in ag geneem is nie. Die duplikaat kredietnota word gebruik om die inskrywing in die debiteure-afslagjoernaal te maak.
  • Wanneer ʼn tjek wat vroeër vanaf ʼn debiteur ontvang is, teruggestuur word deur die bank, word die gedishonoreerde tjek gebruik om die inskrywing in die kontantbetalingsjoernaal te voltooi.
  • Inskrywings om korting te kanselleer, rente op agterstallige rekening en kredietverliese (oninbare skulde) aan te teken, word die algemene joernaal gebruik en ʼn joernaalomskrywing word gedoen om die rede vir die transaksie aan te dui.
  • Aan die einde van die maand, word ʼn rekeningstaat aan kliënte gestuur, om hulle te herinner dat hulle hul rekeninge moet betaal. Dit is ʼn opsomming van al die inskrywings wat gedurende die maand plaasgevind het.

 

5.5.3     Debiteure

ʼn Debiteur is ʼn persoon of ander entiteit wat aan die entiteite geld skuld, omdat goedere op krediet verkoop is.

Voor die besigheid debiteure as ʼn bate in die staat van finansiële posisie kan erken, moet die debiteur aan die volgende erkenningskriteria voldoen:

  • Die debiteur moet aan die definisie van ʼn bate voldoen. Die debiteur het as gevolg van ʼn gebeurtenis in die verlede ontstaan (toe die goedere verkoop is). Die skuld word beheer deur die besigheid (die besigheid het ʼn wettige reg om betaling te eis van die debiteur op die betaaldatum) en die betaling van skuld sal lei tot die invloei van ekonomiese voordele.
  • Die koste moet betroubaar gemeet kan word. Die bedrag wat die debiteur skuld, het ʼn koste wat betroubaar gemeet en gereflekteer word op die faktuur (verkoopprys min enige korting).
  • Dit moet lei tot ʼn toekomstige ekonomiese voordeel. Dit is waarskynlik dat die debiteur die bedrag verskuldig op die sperdatum sal betaal wat sal lei tot ʼn invloei van ekonomiese hulpbronne, want daar is geen indikasie dat die debiteur nie in staat sal wees om te betaal nie.

 

5.5.4     Debiteurejoernaal /verkopejoernaal (DJ)

Wanneer die aantal krediettransaksies en debiteure toeneem, word ʼn sisteem benodig om al die transaksies te boek te stel, om akkurate kontrole oor die verkope te hou, terugsendings en ontvangste vanaf debiteure te bepaal, of kliënte hul rekeninge betyds vereffen. Indien die rekeninge nie volgens die kredietterme vereffen word nie, moet stappe geneem word om die geld in te vorder.

Die debiteurejoernaal dien as ʼn boek van eerste inskrywing waarin kredietverkooptransaksies op ʼn daaglikse basis te boek gestel word vanaf die fakture ontvang. Beide die verkope en koste van verkope bedrae moet getoon word wanneer die deurlopende voorraadstelsel in gebruik is. Die opskrif moet die naam van die besigheid, sowel as die maand waarin die transaksies plaasvind bevat. Die debiteurejoernaal bevat kolomme vir die volgende:

  • faktuurnommer, byvoorbeeld 45, 46;
  • datum;
  • naam van die kliënt;
  • folio-oorboeking verwysings kolom;
  • verkopekolom (verkoopprys);
  • koste van verkopekolom.

Elke faktuur wat aan ʼn debiteur uitgereik word, moet op ʼn aparte lyn in die debiteurejoernaal ingeskryf word. Die inligting in verband met die transaksie moet op elke dokument geïdentifiseer word, byvoorbeeld, die nommer en die naam van die debiteur se rekening wat ter sprake is, sowel as die verkope en koste van verkope bedrag.

Kredietverkope word op ʼn daaglikse basis na die relevante rekeninge van debiteure, wat in ʼn aparte debiteuregrootboek gehou word, oorgeboek. Sodra die bedrag oorgeboek is, word die nommer van die kliënt se rekening (D1,D2) in die debiteuregrootboek onder die folio-verwysingskolom in die debiteurejoernaal ingeskryf as bewys dat die transaksie oorgeboek is.

Die totale van die kolomme in die debiteurejoernaal word op die laaste dag van die maand na die algemene grootboek oorgeboek. Dit sluit die volgende in:

  • debiteer die debiteurekontrolerekening (verhoog die bate met die totale verkoopprys op die faktuur);
  • krediteer die verkoperekening (verhoog die inkomste) met die totaal van die verkopekolom;
  • debiteer die koste van verkoperekening (vermeerder die uitgawe) en krediteer die voorraadrekening (verminder die bate) met die totaal van die koste van verkopekolom.

Die nommer van die rekeninge in die algemene grootboek word onder die bedrag kolomme, byvoorbeeld B2, N2, B3 en N1 ingeskryf as bewys na watter rekeninge die bedrae gedebiteer en gekrediteer is.

Doel van die debiteurejoernaal:

  • Om kredietverkope te boek te stel.
  • Om die aantal inskrywings in die algemene grootboek te verminder, want slegs die totale van die kolomme in die debiteurejoernaal word na die algemene grootboek oorgeboek.

5.5.5     Debiteuregrootboek

ʼn Rekord moet in die grootboekrekeninge gehou word van die bedrag wat deur ʼn kliënt verskuldig is. Die risiko om op krediet te verkoop is dat die debiteure nie hul skulde sal betaal nie. Die besigheid moet weet hoeveel elke individuele kliënt op enige tydstip skuld, sodat die debiteure effektief op die volgende manier beheer kan word:

  • Verseker dat hulle betyds betaal.
  • Bepaal of korting toegestaan moet word vir vereffening voor die sperdatum.
  • Bepaal of meer goedere op krediet verkoop sal word.
  • Bepaal hoeveel goedere teruggestuur is.
  • Bepaal of rente op die rekening gehef moet word.

Die debiteuregrootboek is ʼn aparte grootboek waarin ʼn aparte rekord van alle transaksies met elke individuele debiteur gehou word. Die debiteuregrootboek vorm nie deel van die dubbelinskrywingstelsel nie.

Elke aparte rekening in die debiteuregrootboek het ʼn kolom vir die datum, besonderhede, folio, debiet, krediet en saldo. Die inskrywing in die besonderhedekolom verwys na die dokument uitgereik en die nommer, byvoorbeeld faktuurnommer 45. Die besonderhedekolom verwys nie na die kontra-rekening nie, want dubbelinskrywings word nie in die debiteuregrootboek gedoen nie. Die voorletters van die spesifieke joernaal wat gebruik is vir die transaksie sal in die folio kolom aangeteken word om aan te dui vanaf watter joernaal die inskrywing oorgeboek is, byvoorbeeld DJ vir kredietverkope, KOJ vir ontvangste, ens.

Bedrae vir debietinskrywings word in die eerste bedragkolom en bedrae vir kredietinskrywings in die tweede bedragkolom ingeskryf. ʼn Deurlopende saldo word in die laaste kolom aangeteken, om daagliks inligting beskikbaar te hê oor bedrae verskuldig deur individuele kliënte.

Die doel van die debiteuregrootboek is soos volg:

  • Om boek te hou van die besonderhede van al die transaksies met individuele kliënte.
  • Om te verseker dat al die transaksies wat die debiteurekontrolerekening in die algemene grootboek beïnvloed akkuraat aangeteken en te boek gestel is. Die saldo van die debiteurekontrolerekening moet dieselfde as die totale uitstaande bedrae van die debiteure volgens die debiteurelys wees. Indien die bedrae nie gelyk is nie, moet al die inskrywings nagegaan word om die fout op te spoor.
  • Om rekeningstate aan debiteure te stuur, wat die totale uitstaande bedrag toon.
  • Om die bedrag wat deur ʼn spesifieke debiteur verskuldig is op enige tydstip te kan bepaal. Om volgens hul kredietlimiet te besluit of nog goedere op krediet aan hulle verkoop gaan word of nie.
  • Om te bepaal of die kliënt sy rekening betyds vereffen het om vereffeningskorting te ontvang.
  • Stuur rekeningstate aan debiteure om die uitstaande skuld te toon.

5.5.6     Algemene grootboek

Wanneer die deurlopende voorraadstelsel gebruik word, moet die inkomste (verkope) en die uitgawe (koste van verkope) op die verkoopdatum aangeteken word.

Die debiteurekontrolerekening in die algemene grootboek is ʼn opsomming van al die inskrywings wat in die individuele rekeninge van die debiteure in die debiteuregrootboek gemaak word en reflekteer die totale bedrag deur debiteure verskuldig. Die totale uitstaande bedrag van al hierdie rekeninge is gelyk aan die saldo van die debiteurekontrolerekening.

Die debiteurekontrolerekening help om die akkuraatheid van die aangetekende transaksies te bepaal. Indien die totaal van al die uitstaande bedrae van die debiteure in die debiteurelys nie gelyk is aan die saldo van die debiteurekontrolerekening nie, is ʼn fout gemaak. Inskrywings sal nagegaan moet word om te verseker dat transaksies volledig en korrek te boek gestel is.

Doel van die debiteurekontrole:

  • Om die totale van die debiteurekontrolekolom in al die hulpjoernale in een rekening aan te teken om die aantal inskrywings in die algemene grootboek te verminder.
  • Om te bepaal of daar enige verskille tussen die saldo van die debiteurekontrolerekening en die sluitsingsaldo’s van al die individuele rekeninge in die debiteuregrootboek is. Indien daar foute is, moet dit reggestel word.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

5.5.7     Handelskorting

Om potensiële kopers aan te moedig om in grootmaat aan te koop, kan die entiteit handelskorting aanbied.

Die handelskorting wat gewoonlik as ʼn persentasie van die verkoopprys uitgedruk word, word as ʼn aftrekking op die faktuur getoon. Die handelskorting word nie in die rekeningkundige rekords van die entiteit getoon nie. Die werklike verkoopprys (normale verkoopprys min handelskorting) word in die rekeningkundige rekords van die entiteit aangeteken. Die werklike verkoopprys (normale verkoopprys min handelskorting) word erken, want dit is die verkoopprys waarteen die goedere verkoop is en die bedrag wat deur die debiteur verskuldig is.

5.5 Kredietverkope

5.6.1     Dokumente

 Rekeningstaat

Aan die einde van die maand word ʼn rekeningstaat aan elke debiteur gestuur. Die rekeningstaat is ʼn opsomming van al die transaksies van die individuele debiteur in die debiteuregrootboek en verteenwoordig die bedrag wat aan die entiteit verskuldig is.

Kwitansies uitgereik vir betaling deur debiteure

Wanneer ʼn debiteur sy rekening betaal, word ʼn kwitansie voltooi. Die oorspronklike kwitansie word gewoonlik aan die debiteur gegee en die duplikaat bly in die kwitansieboek wat gebruik word om kontantontvangstes in die kontantontvangstejoernaal aan te teken.

5.6.2     Korting toegestaan

In ʼn besigheid word korting aan ʼn debiteure toegestaan indien die rekening binne ʼn spesifieke tyd betaal word. Spesiale terme word aan die debiteur aangebied wat goedere op krediet koop, byvoorbeeld 5% korting indien die rekening binne 30 dae betaal word. Om die korting kry sal die debiteur sy  bes doen om binne 30 dae te betaal. Indien hulle nie binne 30 dae betaal nie sal hulle die volle bedrag moet betaal. Besighede is bereid om ʼn gedeelte van hul wins te verloor om vinnige betaling van debiteure te verseker.

Korting kan op verskillende maniere bereken word. Die instruksie moet versigtig gelees word om te verseker dat die bedrag reg bereken word.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

5.6.3       Kontantontvangstejoernaal

Wanneer kontant vanaf ʼn debiteur ontvang word, word ʼn kwitansie aan die debiteur vir R540 uitgereik. Die duplikaat kwitansie in die besigheid se kwitansieboek dien as die brondokument vir die teboekstelling van die kontant ontvang vanaf debiteure in die kontantontvangstejoernaal.

Bedrae vanaf debiteure ontvang word in die ontleding van ontvangstekolom en in die kolom vir debiteure aangeteken. Hierdie bedrae word daagliks in die bank tesame met ander ontvangstes gedeponeer. Aan die einde van die maand word inskrywings in die onderskeie kolomme bymekaargetel en na die relevante grootboekrekeninge oorgeboek.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

5.7 Debiteure-afslagjoernaal

Die debiteure-afslagjoernaal is ʼn hulpjoernaal waarin inskrywings voltooi word wanneer debiteure goedere terugstuur of afslag toegeken word ten opsigte van foute, beskadigde goedere of verkeerde goedere afgelewer of handelskorting wat nie toegestaan is nie.

 

5.7.1     Debiteure-afslagjoernaal

Die formaat van die debiteure-afslagjoernaal is dieselfde as die debiteurejoernaal.

Die debiteure-afslagjoernaal dien as ʼn hulpjoernaal (boek van eerste inskrywing) waarin afslag op ʼn daaglikse basis vanaf die kredietnotas wat uitgereik is aangeteken word. Elke kredietnota uitgereik word op ʼn aparte lyn ingeskryf.

Die joernaal het kolomme om die volgende aan te teken:

  • Nommer van kredietnota uitgereik, 307;
  • Datum;
  • Naam van debiteur
  • Folio-oorboeking verwysingsnommer, D1;
  • Debiteure-afslag met die bedrag op die kredietnota, R180;
  • Koste van verkope wat bereken word op die bedrag op die kredietnota.

Die totaal van R180 in die debiteure-afslagkolom word in die debiteurekontrolerekening op die laaste dag van die maand gekrediteer om die bate te verminder. Sodra die bedrag oorgeboek is na die kredietkant van die debiteur se rekening, word die nommer van die rekening in die debiteuregrootboek, D1 onder die folio-verwysingskolom in die debiteurejoernaal ingevul as bewys dat die oorboeking gedoen is.

Die totaal van R180 in die debiteure-afslagkolom word in die debiteure-afslagrekening gedebiteer om die inkomste te verminder.

Die koste van verkoperekening word gekrediteer om die uitgawe met R135 te verminder en die voorraadrekening word gedebiteer met R135 om voorraad te vermeerder.

As bewys dat die oorboeking gedoen is in die algemene grootboek, word die folionommer van die grootboekrekening onder die totaalkolom in die debiteurejoernaal ingeskryf.

 

5.7.2     Debiteuregrootboek

Die brondokument en nommer word in die besonderhedekolom aangeteken. Die afkorting van die joernaal wat gebruik is, word in die foliokolom aangeteken.

ʼn Aparte rekening in die debiteuregrootboek het ʼn kolom vir datum, besonderhede, folio, debiet, krediet en saldo. Die inskrywing in die besonderhedekolom verwys na die dokument en nommer, bv. kredietnota 307.

Die volgende inskrywings word in die individuele rekeninge van die debiteure aangeteken:

  • Kredietverkope word vanaf die debiteurejoernaal na die debietkant van die rekening oorgeboek.
  • Alle kwitansies van debiteure word vanaf die kontantontvangstejoernaal na die kredietkant van die rekening oorgeboek.
  • Goedere teruggestuur deur debiteure word vanaf die debiteure-afslagjoernaal na die kredietkant van die rekening oorgeboek.

Die saldo van die rekening word op ʼn deurlopende grondslag na elke transaksie bepaal en dit word in die laaste kolom aangeteken om daagliks inligting beskikbaar te hê oor bedrae wat deur debiteure verskuldig is.

Die afkortings van die spesifieke joernaal, wat gebruik was om die transaksie te verantwoord, word in die foliokolom aangeteken om die joernaal waarvan die inskrywing oorgeboek is aan te dui, byvoorbeeld DJ vir kredietverkope, KOJ vir ontvangste en DAJ vir kredietnotas.

Doel van die debiteuregrootboek:

  • Om die uitstaande bedrag van ʼn spesifieke kliënt op enige tydstip te kan bepaal.
  • Om te bepaal of enige foute gemaak is, want die saldo van die debiteurekontrole en die uitstaande bedrae van debiteure is nie gelyk nie.

5.7.3     Algemene grootboek

ʼn Debiteurekontrolerekening word in die algemene grootboek geopen om transaksies met debiteure aan te teken. Aan die einde van die maand word inskrywings vanaf die totale in die hulpjoernale op die volgende manier aangeteken:

  • Die debiteurekontrolerekening word met die totale kredietverkope in die debiteurejoernaal gedebiteer.
  • Die debiteurekontrolerekening word met die totale verkoopterugsendings in die debiteure-afslagjoernaal gekrediteer.
  • Die debiteurekontrolerekening word met die totaal van die debiteurekontrolekolom in die kontantontvangstejoernaal gekrediteer.
  • Die debiteurekontrolerekening word met vereffeningskorting toegestaan gekrediteer.
  • Die debiteurekontrolerekening word met die bedrag vir ʼn gedishonoreerde tjek wat in die kontantbetalingsjoernaal geboekstaaf is gedebiteer.
  • Die debiteurekontrolerekening word met vereffeningskorting wat op ʼn gedishonoreerde tjek gekanselleer moet word gedebiteer.
  • Die debiteurekontrolerekening word met rente op agterstallige rekening gehef gedebiteer.

Die debiteure word met die totale verkoopprys verhoog totdat die rekening betyds betaal word om korting toe te staan.

Die korting toegestaanrekening word gedebiteer met die korting wat toegestaan word indien die rekening betyds betaal word.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

Opsomming 

  • Vereffeningskorting, kontantkorting en handelskorting is verskillende soorte kortings.
  • Handelskorting en kontantkorting word nie aangeteken nie. Dit word van die verkoopprys afgetrek. Die prys nadat die korting afgetrek is word in die rekeningkundige rekords aangeteken.
  • Vereffeningskorting word toegestaan wanneer die rekening betyds betaal word.
  • Die korting moet aangeteken word om die uitgawe aan te teken en die rekening van die debiteur te verminder.
  • Vereffeningskorting word ontvang indien die rekening  betyds betaal word. Die korting moet aangeteken word om die inkomste te boekstaaf en die krediteur se rekening te verminder.

5.8 Algemene joernaal

Ons het krediettransaksies, toelae en betalings in verband met debiteure en krediteure gehanteer. Daar is ander transaksies in verband met debiteure en krediteure wat nog bespreek moet word.

Die volgende hulpjoernale is bespreek:

  • Kontantontvangstejoernaal vir kontantontvangste
  • Kontantbetalingsjoernaal vir kontantbetalings
  • Debiteurejoernaal vir kredietverkope van voorraad
  • Krediteurejoernaal vir kredietaankope van voorraad, dienste en bates
  • Debiteure-afslagjoernaal vir terugsendings deur en afslag toegestaan aan debiteure
  • Krediteure-afslagjoernaal vir terugsendings aan en afslag ontvang vanaf krediteure

Die algemene joernaal word as ʼn hulpjoernaal gebruik om transaksies wat nie in enige ander boek van eerste inskrywing kan plaasvind nie aan te teken .

Tipiese transaksies wat vanaf brondokumente in die algemene joernaal aangeteken word:

  • Toelaag vir vereffeningskorting toegestaan of ontvang
  • Kansellasie van vereffeningskorting op dishonoreerde tjek
  • Afskrywing van kredietverliese
  • Onttrekkings van voorraad teen kosprys deur die eienaar vir eie gebruik
  • Donasie van voorraad
  • Rente op agterstallige rekeninge van debiteure en krediteure gehef
  • Regstelling van foute
  • Waardevermindering van bates

 

5.8.1     Kansellasie van vereffeningskorting toegestaan

Indien vereffeningskorting toegestaan is aan ʼn debiteur met betaling van sy rekening, moet dit gekanselleer word indien die tjek gedishonoreer is. Dit word gedoen deur ʼn inskrywing in die algemene joernaal wat die volgende insluit:

  • debiteer die debiteurekontrolerekening – hy skuld die bedrag wat voorheen toegestaan is as vereffeningskorting.
  • krediteer die verkoperekening, dit sal die inkomste verhoog, want die vereffeningskorting toegestaan word gekanselleer.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

Wanneer die rekening betaal word, word die inskrywing in die kontantontvangstejoernaal aangeteken. Indien die tjek gedishonoreer word moet die korting in die algemene joernaal gekanselleer word.

5.8.2     Kansellasie van vereffeningskorting ontvang

Indien vereffeningskorting ontvang vanaf ʼn krediteur ter vereffening van sy rekening gekanselleer moet word omdat die tjek gedishonoreer is, moet ʼn algemene joernaalinskrywing gedoen word. Dit word op die volgende manier gedoen:

  • Debiteer die korting ontvangrekening. Die korting ontvang is verminder omdat die korting gekanselleer word.
  • Krediteer die krediteurekontrolerekening. Die besigheid skuld nou die bedrag wat voorheen as vereffeningskorting ontvang is.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

Wanneer die rekening betaal word, word die korting ontvang in die kontantbetalingsjoernaal aangeteken. Indien die tjek gedishonoreer word, word die korting in die algemene joernaal gekanselleer.

 5.8.3     Afskrywing van kredietverliese

Indien ʼn debiteur se rekening vir ʼn geruime tyd onbetaald is, en ʼn herinnering om die rekening te betaal geen effek het nie, verkies ʼn besigheid gewoonlik om die bedrag af te skryf in plaas daarvan om verdere kostes aan te gaan (soos regskoste en posgeld) vir die insameling van die skuld.

Die skuld word met die volgende inskrywing in die Algemene joernaal afgeskryf:

  • ʼn Oninbare skuldrekening word in die algemene grootboek geopen. Die oninbare skuldrekening word gedebiteer omdat die uitgawe vermeerder moet word wat die eienaarsbelang sal verminder.
  • Aangesien die debiteur ʼn debietsaldo het, moet die rekening gekrediteer word om die bedrag wat die debiteur skuld te kanselleer. Die debiteur se rekening (bate) moet verminder.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

5.8.4     Kredietverliese ingevorder

Indien geld vanaf ʼn persoon ontvang word wie se skuld reeds afgeskryf is, word die inskrywing in die kontantontvangstejoernaal gemaak om die geld ontvang aan te teken. Die bedrag word na ʼn kredietverliese ingevorder rekening oorgeboek, omdat ʼn inkomste geskep word. Moenie ʼn inskrywing in die debiteurekontrole voltooi nie, want sy rekening is alreeds afgeskryf en afgesluit (hy bestaan nie meer in die onderneming se boeke nie). Indien jy verkeerdelik die inskrywing aan die kredietkant van die debiteur se rekening boekstaaf, sal jy ʼn kredietsaldo skep. Indien ʼn debiteur se rekening ʼn debietsaldo het, skuld die besigheid geld aan die debiteur.

Hoekom sal kredietverliese ingevorder ʼn kredietsaldo hê?

Die geld is ʼn inkomste vir die besigheid, omdat dit die oorspronklike inskrywing toe kredietverliese afgeskryf is kanselleer. Die bedrag ingevorder sal die wins van die entiteit verhoog.  Geen inskrywing word in die debiteurekontrolerekening voltooi wanneer skuld betaal word nadat dit as kredietverliese afgeskryf is nie, want die debiteur se rekening is gesluit toe die skuld afgeskryf is.  Moenie ʼn inskrywing in die debiteurekontrole voltooi nie, want sy rekening is alreeds afgeskryf en afgesluit.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

5.8.5     Rente gehef op die rekening van ʼn debiteur en krediteur

5.8.5.1    Debiteure

Indien debiteure hulle rekeninge betyds betaal, ontvang hulle gewoonlik vereffeningskorting. Indien die rekeninge vir ʼn geruime tyd uitstaande is, word rente gewoonlik op die agterstallige bedrae gehef vir die tydperk wat die rekening uitstaande is of afhangende van die beleid van die besigheid. Sekere besighede vereis dat betaling voor die sewende dag van elke maand geskied, terwyl ander tot ses maande toelaat vir betaling.

Rente op ʼn rekening gehef word deur middel van ʼn inskrywing in die algemene joernaal aangeteken. Die debiteure se skuld neem toe met die rente bedrag wat by sy onbetaalde rekening bygetel word. Die debiteur se rekening moet gedebiteer en die rente-inkomsterekening gekrediteer word. Rente is ʼn inkomste of wins vir die besigheid. Die rente-inkomsterekening het ʼn kredietsaldo.

 

5.8.5.2    Krediteur

Wanneer ʼn krediteur nie betyds volgens die kredietooreenkoms betaal word nie, sal die krediteur rente op die agterstallige rekening hef. Rente wat by die besigheid se rekening bygetel word is ʼn verlies vir die besigheid (debiet saldo) en die verhoog die bedrag verskuldig aan die krediteur. Sodra die besigheid in kennis gestel word van die rente op sy rekening gehef, word ʼn inskrywing in die algemene joernaal voltooi. Die rente-uitgawerekening word gedebiteer en die krediteur se rekening word gekrediteer.

Die rente-inkomste en rente-uitgawe rekeninge is twee aparte rekeninge (dit kan nie in een rekening teen mekaar afgespeel word nie). Die transaksies moet in twee aparte rekeninge verantwoord word. Vergelyk dit met die kredietverlieserekening en kredietverliese ingevorderrekening.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

Wanneer die rekening van ʼn debiteur nie betyds betaal word nie, word die debiteur se rekening gedebiteer om die uitstaande bedrag te vermeerder, terwyl die rente inkomste gekrediteer word. Wanneer die rekening van ʼn krediteur nie betyds betaal word nie, word die krediteur se rekening gekrediteer om die uitstaande bedrag te vermeerder, terwyl die  rente uitgawe rekening gedebiteer word.

Opsomming 

Aan die einde van elke dag word die volgende inskrywings wat in die hulpjoernale aangeteken is na die individuele rekeninge van die debiteure oorgeboek om ʼn daagliks rekord te hou van uitstaande bedrae om te verseker dat debiteure nie hulle kredietlimiete oorskry nie en om te bepaal of vereffeningskorting toegestaan moet word:

  • Kredietverkope word vanaf die debiteurejoernaal na die debietkant van die rekening oorgeboek.
  • Alle betalings deur debiteure gemaak word oorgeboek vanaf die kontantontvangstejoernaal na die kredietkant van die rekening.
  • Goedere teruggestuur deur debiteure word vanaf die debiteure-afslagjoernaal na die kredietkant van die rekening oorgeboek.
  • Gedishonoreerde tjeks teruggestuur deur die bank word van die kontantbetalingsjoernaal na die debietkant van die rekening oorgeboek.
  • Wanneer vereffeningskorting toegestaan gekanselleer word, moet rente op die uitstaande rekening gehef word en die inskrywing vanaf die algemene joernaal na die debietkant van die rekening oorgeboek word.
  • Met die afskryf van oninbare skuld word die rekening van die debiteur gekrediteer
  • Die saldo op die rekening word deurlopend na elke inskrywing bepaal.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

5.8.6     Goedere deur die eienaar geneem  vir eie gebruik

Wanneer die eienaar goedere vir eie gebruik neem, moet ʼn inskrywing in die algemene joernaal voltooi word om die onttrekkings van voorraad wat oorspronklik gekoop is om teen ʼn wins te verkoop.

Die onttrekkingsrekening word gedebiteer (verminder ekwiteit) met die kosprys van die voorraad terwyl die voorraadrekening gekrediteer word vir die vermindering van voorraad.

(Druk om voorbeeld oop te maak)

Die eienaar neem goedere vir sy eie gebruik teen kosprys. Onttrekkings word gedebiteer terwyl voorraad gekrediteer word om die bate te verminder.

Vrae

Oplossings

Terme en konsepte

Algemene grootboek:

Die grootboek bestaan uit al die aparte grootboekrekeninge met uitsluiting van die individuele rekeninge van debiteure en krediteure (wat in die debiteuregrootboek en krediteuregrootboek ingeskryf word).

Debietnota uitgereik:

ʼn Debietnota word aan ʼn krediteur uitgereik om die rekening aan die debietkant te verminder aangesien goedere teruggestuur is, fout op faktuur, beskadigde goedere, ens. As die krediteur tevrede is word ʼn kredietnota van die krediteur ontvang.

Debiteure:

Dit is ʼn persoon of ander entiteit wat geld skuld aan die besigheid, omdat goedere op krediet aan hul verkoop is.

Debiteuregrootboek:

Hierdie is ʼn aparte grootboek wat gehou word vir alle persoonlike rekeninge van debiteure.

Debiteurejoernaal:

Dit is ʼn boek van eerste inskrywing waarin kredietverkope van handelsvoorraad op ʼn maandelikse basis aangeteken word. Dit dui die verkope en koste van verkope bedrae aan.

Debiteure-kontrolerekening:

Dit is ʼn aparte rekening wat ʼn opsomming van al die transaksies tussen die entiteit en die debiteure bevat.

Driekolom rekening:

Alternatiewe vorm waarin die rekeninge van debiteure en aangeteken kan word om ʼn konstante ʼn rekord van uitstaande saldo’s te hou.

Faktuur uitgereik:

ʼn Faktuur word aan ʼn debiteur uitgereik wanneer goedere op krediet aan ʼn debiteur verkoop word.

Faktuur ontvang:

ʼn Faktuur word ontvang wanneer goedere op krediet aangekoop word.

Handelskorting:

Dit is ʼn aftrekking op die faktuur. Dit word gewoonlik as ʼn persentasie van die verkoopprys uitgedruk.

Kredietaankoop transaksies:

ʼn Transaksie waar goedere vir herverkoop, bates, dienste en verbruiksgoedere op krediet aangekoop word. ʼn Rekord van die bedrag verskuldig aan die krediteur moet in die grootboekrekening gehou word.

Kredietgradering:

Dit is die vermoë van die entiteit om sy skuld te betaal. Dit word op die huidige finansiële posisie, kredietgeskiedenis en vermoë om kontant te genereer gebaseer.

Kredietlimiet:

Die maksimum bedrag van krediet wat aan ʼn kliënt toegestaan word. Sodra die kliënt die maksimum limiet bereik, sal verdere krediet slegs toegestaan word indien die uitstaande krediet eers met kontant vereffen word.

Kredietnota ontvang:

ʼn Kredietnota word van ʼn krediteur ontvang om die krediteur se rekening aan die debietkant te verminder, omdat goedere teruggestuur, fout op faktuur, beskadigde goedere afgelewer.

Kredietnota uitgereik:

ʼn Kredietnota word aan ʼn debiteur uitgereik om die rekening aan die kredietkant te verminder omdat goedere teruggestuur is,  fout op faktuur, beskadigde goedere afgelewer.

Kredietterme:

Dit dui aan wat die betrokke kliënt se kredietlimiet, kredietwaardigheid en die maksimum vereffeningsperiode is en asook enige korting en afslag wat toegestaan mag word.

Kredietverkope transaksies:

Dit is ʼn transaksie waar die betaling deur ʼn kliënt uitgestel word en ʼn rekord moet gehou word van die bedrag verskuldig deur die kliënt.

Kredietwaardigheid:

Die vermoë van die besigheid om verdere kredietbetalings te maak. Dit word op vorige kredietterme asook die kredietwaardigheid van die besigheid gebaseer.

Krediteur:

Die handelaar wat op krediet verkoop word die krediteur van die entiteit wat op krediet aangekoop het genoem.

Krediteure grootboek:

Hierdie is ʼn aparte grootboek wat gehou word vir alle persoonlike rekeninge van krediteure.

Krediteurejoernaal:

Dit is ʼn boek van eerste inskrywing waarin kredietaankope van vaste bates, handelsvoorraad en verbruiksgoedere ingeskryf word vanaf fakture wat ontvang vir oorspronklike kredietaankope.

Krediteure-kontrolerekening:

Dit is ʼn rekening in die algemene grootboek wat ʼn opsomming is van al die transaksies wat in al die rekeninge met al die krediteure aangeteken is.

Kwitansie:

Dit is ʼn dokument wat as bewys dien dat ʼn rekening betaal is.

Rekeningstaat:

ʼn Rekeningstaat word aan elke debiteur aan die einde van die maand gestuur. Dit is dieselfde as die rekening van die betrokke debiteur in die debiteuregrootboek en dui die bedrag aan wat verskuldig is.

Tjek:

ʼn Tjek word gebruik om krediteure, uitgawes en bates te betaal.

Tjekteenblad:

Die tjekteenblad word gebruik as ʼn brondokument om betalings in die kontantbetalingsjoernaal aan te teken.

Verbruiksgoedere:

Goedere soos petrol, skryfbehoeftes, verpakkingsmateriaal en skoonmaakmiddels wat nie gekoop word vir herverkoop nie, maar vir gebruik deur die besigheid.

Contact Us

We're not around right now. But you can send us an email and we'll get back to you, asap.

Not readable? Change text. captcha txt